Электронный документооборот – шаг в будущее

Одной из постоянных задач современного бизнеса является оптимизация и повышение эффективности бизнес процессов. Цифровая трансформация бизнеса, как комплекс мер по глубокому преобразованию бизнес- и операционной модели компаний, помогает успешно эту задачу решать. Процесс цифровой трансформации бизнеса начался не вчера, это общий тренд, характерный для мировой экономики в целом и для российской в частности.

Число компаний, которые в своей деятельности применяют решения в области автоматизации и роботизации рутинных бизнес-процессов неуклонно растет из года в год.

В нашей статье мы рассмотрим способы автоматизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов между компаниями, иными словами речь пойдет об электронном документообороте или сокращенно ЭДО.

Что такое и для чего нужен ЭДО? Какие задачи ЭДО позволяет решить и какие преимущества получает бизнес?

Давайте рассмотрим каждый пункт по порядку.

Что такое электронный документооборот и как он работает?

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Для юридического признания документа необходимо, чтобы документ был заверен электронной цифровой подписью.

Можно выделить две группы электронных документов:

1. Неформализованные документы – письма, заявки, доверенности, договоры, прочая аналогичная документация. Они свободны от жесткого регулирования со стороны законодателя. Другими словами, это документация, используемая компаниями в гражданско-правовых отношениях и не представляющая интереса для контролирующих органов.

2. Формализованные документы – это документы, формы и формат обмена которыми утверждены законодательством (создаются по формату ФНС). Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение форм и формата передачи таких документов имеет существенное значение. К формализованным документам относятся:

Счет-фактура;
Накладная по форме ТОРГ-12;
Универсальный передаточный документ (УПД);
Акт приемки-сдачи услуг или работ;
Корректировочная счета-фактуры и УПД.

По сути, возможны два способа электронного документооборота.

Первый вариант реализуется через заключение отдельных договоров об ЭДО с контрагентами и последующего обмена документами, заверенными простой электронной подписью, посредством электронной почты.

И второй вариант, наиболее распространенный в России, через специализированного оператора электронного документооборота. Документы, передаваемые через оператора, заверяются квалифицированной электронной подписью. Перечень операторов ЭДО, включенных в реестр доверенных операторов юридически значимого ЭДО можно найти на сайте ФНС.

Современные операторы ЭДО предоставляют решения, обладающие большим набором функциональных возможностей, выходящими за рамки стандартного подписания и обмена документами. Системы ЭДО операторов, кроме всего прочего, позволяют хранить документы на серверах оператора (зачастую документы дублируются в нескольких хранилищах), что позволяет исключить их потерю в результате технических сбоев.

Задачи, которые позволяет решить ЭДО и преимущества его использования.

Главная задача ЭДО – это повышение эффективности бизнес-процессов за счет автоматизации процесса работы с документами, включая хранение, подписание и обмен верифицированными документами.

Отсюда же вытекают преимущества, которые получает компания, используя ЭДО. Давайте рассмотрим основные:

Снижение трудозатрат на работу с документами.

Действительно, ЭДО позволяет существенно сократить время на подготовку, согласование (внутри компании), подписание и доставку документов до получателя, тем самым высвобождая рабочее время для решения других задач, а значит, способствуя повышению производительности труда.

Кроме того, использование ЭДО снижает прямые расходы на обработку, хранение и доставку документов.

Дополнительная система контроля за корректностью формализованных документов.

Встроенные механизмы сверки информации позволяют сократить количество и ошибок, и, соответственно, трудозатрат на их исправление.

Интеграция ЭДО с корпоративными информационными системами.

Фактически, имеющиеся в данный момент на рынке ЭДО решения могут быть свободно интегрированы в большинство корпоративных учетных систем (например, 1С). При этом сотрудники компании могут получать и отправлять документы, не выходя из привычной им корпоративной системы учета. Отметим, что входящие документы не только подгружаются в корпоративную учетную систему, но и учитываются в ней.

Это положительно сказывается на производительности труда в целом.

ЭДО, как система хранения документов.

Некоторые ЭДО решения на российском рынке помимо основной функции могут предложить компаниям возможность архивного хранения документов. Фактически, компании дополнительно к основным опциям получают услуги по хранению электронных документов (с возможностью доступа к архиву и быстрому поиску нужного документа с любого устройства), что позволяет решить частую проблему потери документов (например, закрывающих документов, договоров).

Повышение общего уровня информационной безопасности.

Это происходит за счет применения ЭДО программами ряда мер, таких как:

Разграничение прав пользователей;
Использование криптографических средств защиты, обеспечивающих шифрование данных при передаче;
Передача сведений осуществляется по защищенным протоколам (HTTPS);
Протоколирование действий пользователей;
Контроль входа (использование специальных средств с электронными ключами и пин-кодами, специальных сертификатов)

Тенденции развития электронного документооборота в России.

Стоит также отметить, что развитию электронного документооборота контролирующие органы уделяют повышение внимание. Так, например, в декабре 2020 года Правительственной комиссией по цифровому развитию была опубликована «Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности», в соответствии с которой основными направлениями развития ЭДО в России являются:

1. Увеличение числа утвержденных форматов документов. К числу документов первоочередной разработки отнесены: акт сверки, транспортные и расходные накладные, КС-2 и КС-3, претензии, документы на возврат товара, заказы, ценовые спецификации;

2. Использование электронной подписи и применение электронных доверенностей.

Основными изменениями предусматривается, например

Возможность хранения ключа электронной подписи удаленно (дистанционная электронная подпись), что позволит снизить издержки на приобретение криптографического ПО, подписывать электронные документы в режиме 24/7 с любого устройства из любого места, обеспечить высокий уровень идентификации владельца;
Возможность получения аккредитации для выполнения функции доверенной третьей стороны;
Наличие метки доверенного времени, позволяющей определить действительность ЭЦП на момент подписания электронного документа;
Иные

3. Создание единых технологических правил обмена документами.

4. Хранение документов и последующее представление с подтверждением юридической значимости.

В рамках этой задачи планируется:

Обеспечение юридической значимости электронного документа после срока истечения действия сертификатов подписей, которыми документ был подписан;
Обеспечение невозможности получения доступа к содержанию документа (шифрование) для документов или их частей, не подлежащих автоматическому раскрытию государственным органам или третьим сторонам;
Обеспечение условий, исключающих возможность модификации электронного документа;
Иные действия

5. Взаимодействие с контролирующим органами и органами власти.
Взаимодействие можно разделить на два направления:

Регулярное представление отчетных документов или документов, необходимых для ведения деятельности (например, получение лицензии); Направление документов в ответ на запрос органа исполнительной власти (например, контрольные мероприятия).

6. Перевод в электронный вид внутренних документов компании.
Пожалуй, это один из самых приятных пунктов Концепции, поскольку он предусматривает возможность ведения в электронной форме внутренних документов компаний без обязательного дублирования на бумажном носителе.

7. Направление (получение) документов контрагентам, находящимся в юрисдикции иного государства.

Планы по развитию ЭДО очень существенные, пока неясно, как быстро их удастся реализовать, но очевидно одно: выгоды от перехода на электронный документооборот, текущие и перспективные, превышают затраты на переход и внедрение системы ЭДО в бизнес-процессы компаний.