Как организовать систему оценки бизнес-партнеров
C чего начать: Матрица рисков
Организация процедур KYC начинается с подготовительного этапа - проводится обследование компании и составляется матрица рисков, в которой должны быть описаны все риски присущие компании, независимо от того как и насколько эффективно команда управляет ими. Подготовленная матрица рисков должна быть соотнесена с группами контрагентов. Например, риск концентрации на единственном поставщике сырья должен быть соотнесен с группой контрагентов «Поставщики», а риск невыплаты или отсутствия оплаты по дебиторской задолженности с группой «Покупатели».
Рассмотрим процесс внедрения КУС на сквозном примере.
Предположим, что компания ООО «Ромашка» занимается производством автомобильных шин.
-
Для производства покрышек компания закупает у различных поставщиков натуральный и синтетический каучук, сажу, масло и прочее сырье, необходимое для производства. Закупка 65% процентов необходимых материалов осуществляется через одного поставщика.
-
В процессе производства специалисты могут применять различные технологии для совершенствования готовой продукции.
-
Покрышки с производства направляются на склад компании, а затем распределяюся по дистрибьюторской сети.
-
ООО «Ромашка» практикует сдачу товара на реализацию новым дистрибьюторам для быстрого расширения сети сбыта. Те в свою очередь могут оплатить, например, 50% процентов стоимости поставленной продукции, остальная часть выплачивается уже по факту продажи покрышек. При длительном отсутствии существенных продаж ООО «Ромашка» запрашивает возврат продукции и выплату оставшейся суммы за реализованный товар. Такой подход позволяет компании быстро расширять сеть продаж.
С учетом всех этих обстоятельств матрица рисков для такой компании может выглядеть следующим образом:
|
Риски |
Покупатели |
Поставщики |
Персонал |
|
Операционные риски:
|
Изменение стоимости/качества продукции Несвоевременная поставка продукции при задержке поставок сырья |
Отсутствие необходимого сырья - |
Низкая квалификация для применения новой технологии Время на адаптацию к работе с новыми поставщиками |
Финансовые риски:
|
Сбои в сроках производства продукции | Нехватка средств для оплаты сырья | Несвоевременная оплата труда |
Репутационные риски
|
Получение негативных отзывов о продукции |
Неудачное решение о выборе поставщика |
Халатность или невежливость персонала |
Какая информация понадобится
Команде необходимо определить потребности в информации для оценки того или иного риска. В зависимости от разработанных внутри компании моделей их оценки формируется список данных, которые система KYC должна обеспечивать:
-
Соответственно ООО «Ромашка» для оценки технологического риска необходимо собрать полную информацию о технологиях в работе, а также о потенциально полезных к внедрению ноу-хау.
-
Для оценки риск концентрации на единственном поставщике необходимо собрать информацию о 10 крупнейших конкурентах уже имеющегося поставщика в этой отрасли.
-
Для оценки рисков по оплате дебиторской задолженности может использоваться финансовая отчетность покупателей, т.е. дистрибьюторов.
Для удобства информационные потребности ООО Ромашка можно отразить в той же матрице:
|
Риски |
Покупатели |
Поставщики |
Персонал |
|
Операционные риски:
|
Используемые технологии Информация о крайних сроках поставки продукции |
Все виды продаваемого сырья
Конкуренты в отрасли (ТОП-10) |
Срез знаний работников отдела производства
Условия работы с потенциальными поставщиками |
|
Финансовые риски:
|
Финансовая отчетность |
Условия работы с потенциальными поставщиками |
Уровень зарплат в отрасли |
|
Репутационные риски
|
Рейтинг продукции и отзывы покупателей |
Рейтинг поставщиков и отзывы о работе с ними |
Обратная связь от контрагентов о работе персонала |
Источники
Формирование списка источников позволит повысить эффективность дальнейшей работы с информацией. В зависимости от надежности источника, ценность полученных данных может изменяться. Это не означает, что, если информация о выручке получена не из официальных источников, нужно применять поправочные коэффициенты (хотя не исключаем это). Важно понимать, что информация из официальных источников может быть верифицирована небольшим количеством сопутствующих материалов, чего нельзя сказать об информации из неофициальных источников, обоснование которой потребует значительно большее число уникальных ресурсов в качестве подкрепления.
Для анализа новых технологий, пригодных для использования, ООО «Ромашка»:
-
посещает отраслевые выставки (CITIEXPO, ШИНЫ, РТИ и КАУЧУКИ и пр.);
-
ведет работу с научными сообществами (например, с Научно-исследовательским институтом резиновой промышленности НИИРП);
-
использует другие профильные ресурсы.
Для оценки риска концентрации на единственном поставщике ООО «Ромашка» использует следующие виды источников:
- Профильное издание «Рынок синтетических каучуков в России»;
- Издания информационно-аналитического центра в российской нефтехимической промышленности «Рупек»;
- Рейтинги производителей каучука в России;
- Официальные сайты компаний-производителей;
- ГИР БО ФНС России;
- Систему проверки контрагентов СПАРК.
Внедрение системы KYC
После того как определены потребности в информации, ее источники и методы обработки, можно приступить к внедрению. На этом этапе проводится внутренняя административно-регламентная работа – описываются методики, закрепляется на уровне должностной инструкции обязанности, сотрудники наделяются полномочиями по запросу информации. В зависимости от масштаба оценки и источников, которые компания сочтет удовлетворительными, подбор может потребовать как ручной работы с различными ведомствами на местах, так и привлечения информационных агентств.
На данном этапе генеральный директор ООО «Ромашка» издает приказ о внесении изменений в должностные инструкции сотрудников отдела производства, в положение об отделе производства, а также в систему документооборота отдела. Аналогичные изменения проводятся и в других подразделениях компании.
Важно: своевременная оптимизация
Организация системы KYC не заканчивается запуском системы, в работе она потребует постоянного контроля результативности и своевременного изменения. Например, если система допустила возникновение дефолта покупателя, это означает, что либо цикл нуждается в оптимизации, либо страдает эффективность выполнения процедур оценки. Причины такой ситуации должны быть оперативно расследованы, а необходимые выводы внедрены в систему. Только в этом случае система оценки работы с бизнес-партнером принесет максимальную полезность в увеличении стоимости компании.
Подконтрольная система
Финансовый директор компании следит за результатами внедрения системы KYC:- ежегодно анализирует эффективность работы путем проведения анализа план-факт,
- изучает производственные инциденты и по результатам исследования вопроса готовит пояснительную записку к годовому собранию акционеров, в которой отражает планируемые мероприятия по изменению системы управления рисками.